Informativa sulla privacy

La presente informativa spiega quali dati personali raccoglie OpenHeritage («noi»), perché li utilizziamo, chi altro li riceve, per quanto tempo li conserviamo e che cosa può fare al riguardo. Si applica al sito openheritage.online, all'app mobile OpenHeritage, al nostro bot Telegram, all'API pubblica e al server MCP, nonché alle e-mail che inviamo. Le richieste relative a una specifica tomba, a un memoriale o a una fotografia sono illustrate più in dettaglio negli articoli su dati di sepoltura e richieste (in ucraino).

1. Chi siamo e come contattarci

OpenHeritage è un progetto gestito dall'Ucraina che preserva memoriali, fotografie di cimiteri, documenti d'archivio e ricerche genealogiche. Per qualsiasi domanda sulla presente informativa o sui suoi dati, scriva a [email protected] oppure utilizzi la pagina dei contatti. Le richieste relative ai dati personali sono esaminate dal nostro team di assistenza.

2. Il suo account

È possibile creare un account con nome utente e password, con Google o con Telegram. Per ogni account conserviamo:

• il nome utente e un hash della password (mai la password stessa);
• l'indirizzo e-mail, se lo fornisce: è facoltativo, così come la sua conferma;
• i dati del profilo che sceglie di aggiungere: nome e cognome, città, paese, anno di nascita, telefono, indirizzo, biografia e contatti pubblici;
• i ruoli, le date di registrazione, dell'ultimo accesso e dell'ultima attività, nonché la data di accettazione dei Termini di servizio;
• i punti e il relativo storico, l'eventuale periodo senza pubblicità e le impronte dei token API personali (non i token stessi);
• le impostazioni: lingua dell'interfaccia, fuso orario, partecipazione a classifiche ed estrazioni a premi (entrambe attive per impostazione predefinita), visibilità del profilo nella ricerca (disattivata per impostazione predefinita) e preferenze relative alle e-mail.

Se accede con Google, riceviamo l'identificativo del suo account Google, l'indirizzo e-mail, il nome, l'immagine del profilo e la lingua. Se accede con Telegram, riceviamo l'identificativo Telegram, il nome utente, il nome, la lingua e la foto del profilo; conserviamo una copia della foto e, quando la cambia, anche delle foto precedenti.

3. I suoi contributi

La maggior parte di ciò che aggiunge è destinata a essere pubblica: memoriali, fotografie di cimiteri e tombe, fotografie storiche, fonti, documenti, trascrizioni e progetti di ricerca. Il suo nome utente e, se lo ha indicato, il suo nome completo vengono pubblicati come autore del contributo. Conserviamo inoltre:

• per i memoriali: i nomi, le date e i luoghi delle persone sepolte, nonché l'iscrizione, la religione, la causa di morte e le note, se registrate;
• per le fotografie: chi le ha caricate, il nome originale del file, i checksum e le impronte di somiglianza usate per individuare i duplicati, nonché i dati della fotocamera e le coordinate GPS contenuti nel file (vedere la sezione 4);
• le persone contrassegnate nelle fotografie: aree delimitate a mano, con il nome e le date inseriti da qualcuno. Non utilizziamo il riconoscimento facciale;
• i progetti di ricerca, che possono essere pubblici, accessibili solo tramite link diretto, non pubblici (visibili solo agli utenti che hanno effettuato l'accesso) o privati, e possono contenere aplogruppi del DNA-Y o del mtDNA se li aggiunge;
• i file di alberi genealogici (GEDCOM o Gramps) inviati per la ricerca di corrispondenze: le persone viventi e quelle contrassegnate come private sono escluse dalla ricerca di corrispondenze, e ogni corrispondenza conserva gli identificativi e i nomi di entrambi gli utenti;
• le sue visualizzazioni, i suoi apprezzamenti e i suoi reclami relativi alle fotografie, nonché il paese di consegna degli ordini sul Mercato.

La cronologia delle modifiche delle fonti conserva i valori precedenti, compresi quelli rimossi, ed è visibile agli utenti che hanno effettuato l'accesso. Ai sensi dell'articolo 7 della Legge dell'Ucraina «Sulla sepoltura e sulle attività funerarie», le informazioni su una persona defunta riportate sul luogo di sepoltura non sono riservate. I ritratti sulle lapidi possono essere tutelati dagli articoli 303 e 308 del Codice civile dell'Ucraina. La preghiamo di non aggiungere recapiti o altri dati di parenti in vita.

4. Fotografie, dati della fotocamera e posizione

I file fotografici contengono spesso metadati: la data di scatto, il modello della fotocamera e le coordinate GPS. Ecco cosa succede a questi metadati:

• le copie mostrate sul sito (anteprime e versioni ridimensionate) non contengono questi metadati;
• il file originale viene conservato senza modifiche insieme ai suoi metadati, perché i file originali non vengono mai modificati;
• gli utenti che hanno effettuato l'accesso possono avere accesso ai file originali, nel rispetto dei limiti posti a tutela della privacy;
• le coordinate GPS vengono inoltre memorizzate separatamente e possono essere mostrate insieme alla fotografia e sulle mappe;
• le aree sfocate per la tutela della privacy restano sfocate in tutte le copie mostrate sul sito.

Se non desidera che venga conservata la posizione di una fotografia, la rimuova dal file prima del caricamento.

5. Cookie e memoria del browser

Impostiamo solo cookie nostri. Non utilizziamo strumenti di analisi né reti pubblicitarie di terze parti.

• auth_token mantiene l'accesso effettuato; gli script non possono leggerlo; dura 3 mesi;
• oh_vid è un identificativo casuale del visitatore utilizzato per proteggere la piattaforma, per conservare le conversazioni con l'assistente e per le nostre statistiche; dura 1 anno;
• oh_attr registra i tag di campagna (UTM) di uno dei nostri link brevi quando lo segue; dura 30 giorni;
• culture, openheritage-theme e darkMode memorizzano la lingua e il tema per 1 anno;
• i cookie tecnici proteggono i moduli dalle richieste contraffatte e durano fino alla chiusura del browser.

Il sito opera dietro Cloudflare, che può impostare propri cookie di sicurezza. La memoria locale del browser conserva le impostazioni dell'interfaccia, le bozze e lo stato dei caricamenti interrotti, mentre la memoria di sessione conserva le impostazioni dell'assistente; questi dati restano sul suo dispositivo. Il captcha della registrazione funziona sui nostri server.

6. Dati raccolti automaticamente

Quando utilizza OpenHeritage, i nostri sistemi registrano dati tecnici di tre categorie: dati di connessione, dati del dispositivo e del browser e dati di utilizzo. In particolare:

• Cloudflare, attraverso cui passa tutto il traffico del sito, ci trasmette il suo indirizzo IP e il suo paese;
• le richieste vengono conteggiate per account o per indirizzo IP per prevenire gli abusi;
• un registro di audit annota le azioni rilevanti insieme a dati dell'account e dati tecnici;
• le richieste all'API pubblica e al server MCP vengono registrate con l'indirizzo IP, il browser, il paese e il contenuto della richiesta;
• le nostre statistiche registrano eventi di utilizzo insieme a identificativi tecnici;
• il registro delle ricerche conserva le ricerche effettuate insieme a identificativi tecnici;
• i feedback che invia vengono conservati insieme a dati tecnici e all'eventuale recapito lasciato;
• le conversazioni con l'assistente AI vengono conservate, e i dati tecnici che le riguardano sono utilizzati per il funzionamento del servizio.

7. E-mail

Inviamo le e-mail dall'indirizzo [email protected]; le risposte arrivano a [email protected]. Esistono quattro tipi di e-mail:

• e-mail di sicurezza, come la conferma dell'indirizzo e il ripristino della password;
• e-mail relative all'account;
• notifiche della community;
• la newsletter e il riepilogo settimanale.

Inviamo le notifiche della community e la newsletter solo con il suo consenso, espresso ad esempio tramite le caselle al momento della registrazione o nelle impostazioni delle notifiche, e ciascuna di queste e-mail contiene un link per annullare l'iscrizione con un clic. Le e-mail di sicurezza e quelle relative all'account vengono inviate finché ha un account. Le nostre e-mail possono contenere strumenti tecnici per misurare il recapito e l'interazione. Le e-mail vengono recapitate tramite Resend, SMTP2GO e Mailjet.

8. Pubblicità

OpenHeritage mostra solo le proprie campagne pubblicitarie, su un numero limitato di pagine. Non utilizziamo reti pubblicitarie e non indirizziamo gli annunci in base al suo comportamento o alla sua storia familiare. Per ogni annuncio mostrato o cliccato conserviamo la campagna, la posizione dell'annuncio, il giorno e un codice visitatore sottoposto a hash, ricavato dal suo account, dal suo identificativo visitatore o dal suo indirizzo IP; l'identificativo stesso non viene conservato. Questi dati vengono eliminati dopo 90 giorni e restano solo i totali giornalieri. È possibile acquistare un periodo senza pubblicità con i punti.

9. Perché utilizziamo i suoi dati

Utilizziamo i dati personali per le seguenti finalità:

• gestire il suo account e i servizi che utilizza, come i caricamenti, la ricerca, la ricerca di corrispondenze, l'assistente AI e i punti;
• con il suo consenso: per le e-mail della community e la newsletter, per le classifiche e le estrazioni a premi e per mostrare il suo profilo nella ricerca;
• preservare la memoria storica, culturale e familiare nell'interesse pubblico, anche pubblicando le informazioni riportate sulle tombe;
• proteggere la piattaforma: prevenire gli abusi, indagare sugli incidenti e conservare copie di backup;
• adempiere agli obblighi di legge e rispondere alle richieste legittime delle autorità pubbliche.

Ci impegniamo a trattare solo dati adeguati e non eccedenti rispetto a tali finalità, come richiesto dall'articolo 6 della Legge dell'Ucraina «Sulla protezione dei dati personali». Può revocare il consenso in qualsiasi momento nelle impostazioni o scrivendoci.

10. Chi riceve i suoi dati

Non vendiamo dati personali. Per il funzionamento della piattaforma, alcuni dati vengono trasmessi ai seguenti servizi:

• Cloudflare veicola tutto il traffico del sito;
• Google Cloud Vision, OpenAI e Google Gemini ricevono immagini di tombe e documenti per il riconoscimento del testo, e OpenAI elabora inoltre i messaggi inviati all'assistente AI;
• Resend, SMTP2GO e Mailjet recapitano le nostre e-mail;
• Google e Telegram intervengono quando accede tramite loro, e Telegram veicola inoltre la sua conversazione con il nostro bot;
• DigitalOcean conserva le copie di backup del database e dei file originali;
• il servizio di reputazione Karma su uagenealogy.com riceve il suo identificativo utente e i totali dei suoi contributi quando tale integrazione è attiva;
• Gramps Web su gramps.openheritage.online riceve il suo nome utente e la sua e-mail quando vi viene creato un albero genealogico per lei;
• i motori di ricerca ricevono tramite IndexNow solo gli indirizzi delle pagine pubbliche;
• i servizi OpenStreetMap (Nominatim e Overpass) e i fornitori di mappe (OpenStreetMap, Esri, OpenHistoricalMap e OpenMapTiles) ricevono il suo indirizzo IP e la zona o il luogo che visualizza o cerca.

Per il riconoscimento del testo possono essere utilizzati anche altri fornitori collegati dai nostri amministratori. La ricerca, i modelli su cui si basa e parte del riconoscimento del testo funzionano sui nostri server. La pagina in lingua ucraina dedicata al DNA incorpora video di YouTube in modalità di privacy avanzata e contiene un link a un modulo Google. Alcuni di questi servizi si trovano al di fuori dell'Ucraina e dell'Unione europea. Possiamo inoltre divulgare dati quando la legge lo richiede.

11. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per i seguenti periodi:

• log e tracce dei server: 14 giorni; metriche tecniche: 30 giorni;
• eventi pubblicitari: 90 giorni, dopodiché restano solo i totali giornalieri;
• contenuto delle e-mail: da 1 a 30 giorni a seconda del tipo di e-mail; registri di consegna: 1 anno; gli indirizzi che hanno annullato l'iscrizione o che non hanno potuto ricevere le nostre e-mail vengono conservati a tempo indeterminato, per non scrivere più a quegli indirizzi;
• sessioni del bot Telegram: 24 ore;
• fotografie in coda nell'app mobile: eliminate dal telefono 14 giorni dopo il caricamento;
• cookie: come descritto nella sezione 5.

I dati dell'account vengono conservati finché l'account esiste; dopo l'eliminazione di un account, una parte di essi può rimanere laddove è collegata a contributi, registrazioni o copie di backup. I contenuti forniti vengono conservati senza un limite prestabilito come parte dell'archivio, a meno che non vengano rimossi su richiesta o per decisione di moderazione. Le registrazioni delle attività e gli altri dati tecnici vengono conservati senza un periodo prestabilito, per la sicurezza, la prevenzione degli abusi e il funzionamento del servizio. Le copie di backup vengono conservate a lungo termine per ripristinare la piattaforma dopo un guasto, e i dati eliminati possono rimanervi.

12. I suoi diritti

Ai sensi dell'articolo 8 della Legge dell'Ucraina «Sulla protezione dei dati personali», può sapere quali dati conserviamo su di lei, riceverne una copia, esigerne la rettifica o la cancellazione, opporsi al loro trattamento, revocare il consenso e presentare un reclamo. Nel suo profilo può:

• modificare il profilo e cambiare la password;
• collegare o scollegare Google e Telegram;
• scegliere se il suo profilo compare nella ricerca e se partecipare alle classifiche e alle estrazioni a premi;
• gestire le notifiche e annullare l'iscrizione alle e-mail.

Per eliminare l'account, ricevere una copia dei propri dati o modificare l'indirizzo e-mail, scriva a [email protected] dall'indirizzo e-mail associato al suo account, oppure spieghi come possiamo verificare che l'account le appartiene. Alcuni dati possono essere conservati dopo l'eliminazione di un account se sono necessari per le finalità della sezione 9 o se lo richiede la legge; ci comunichi che cosa desidera eliminare e faremo tutto ciò che è tecnicamente e giuridicamente possibile.

Se un memoriale o una fotografia riguarda lei o la sua famiglia, utilizzi il pulsante di segnalazione nella relativa pagina oppure ci invii l'indirizzo della pagina via e-mail. Possiamo correggere la scheda, nascondere i dati di una persona in vita, sfocare parte di una fotografia, ridurre la precisione delle sue coordinate, rimuovere una fotografia, rendere la scheda non pubblica o, in casi eccezionali, eliminarla. Ci impegniamo a verificare una richiesta entro 5 giorni lavorativi e a decidere entro 15 giorni, entro 30 giorni per i casi complessi e, in via eccezionale, entro 45 giorni. Può impugnare una decisione entro 30 giorni. Può inoltre presentare un reclamo al Commissario per i diritti umani della Verkhovna Rada dell'Ucraina o rivolgersi a un tribunale.

13. Minori

OpenHeritage non è destinato ai minori di 14 anni. Se ritiene che un minore di 14 anni abbia creato un account, ci scriva e lo chiuderemo.

14. App mobile e bot Telegram

L'app mobile per fotografare le tombe chiede l'accesso alla fotocamera, alla memoria o alla libreria foto e alla sua posizione; su iOS può chiedere l'accesso alla posizione «Sempre» anziché solo «Mentre usi l'app». Mentre l'app è aperta, rileva la sua posizione ogni 5 secondi, la registra nelle fotografie scattate e la utilizza per trovare i cimiteri nelle vicinanze. Le fotografie attendono in coda sul telefono e vengono eliminate da esso 14 giorni dopo il caricamento.

Per 24 ore il bot Telegram conserva una sessione con gli identificativi della sua chat e del suo utente, l'e-mail, il nome, il nome utente, la lingua e l'importazione che sta preparando. Quando inoltra un messaggio al bot, registriamo chi lo ha inviato originariamente: il nome visualizzato, il nome utente e l'identificativo Telegram del mittente. Il nome visualizzato può essere salvato come autore della fonte importata.

15. Sicurezza

Proteggiamo i dati con connessioni cifrate, un cookie di accesso non leggibile dagli script, l'hashing delle password, il blocco temporaneo dell'account dopo tentativi di accesso non riusciti, limiti alle richieste, un captcha proprio e un accesso limitato ai file originali e ai server. Nessun sistema è completamente sicuro; se nota un problema, scriva a [email protected].

16. Modifiche alla presente informativa

Aggiorneremo la presente informativa quando la piattaforma modificherà il modo in cui tratta i dati. La data della versione vigente è indicata di seguito, e le modifiche rilevanti vengono annunciate negli aggiornamenti della piattaforma. La versione ufficiale è quella ucraina.

Ultimo aggiornamento: 30 settembre 2026