Як додавати архівні справи у Gramps і посилатися на них
Основні терміни:
Сховище — це архів або інша фізична установа, яка зберігає документи (наприклад, Центральний державний історичний архів України).
Джерело — це архівна справа або конкретний документ, який містить інформацію про події чи осіб.
Цитата — це конкретна частина інформації, знайдена в джерелі (наприклад, конкретна сторінка або уривок із справи).
Кроки для внесення архівних справ і посилання на них у Gramps
1. Додавання сховища
Сховище — це архів або інша установа, де фізично зберігаються архівні документи. Щоб додати його в Gramps:
Відкрийте Gramps.
Перейдіть до розділу Сховища (Repositories).
Натисніть Додати сховище та заповніть поля:
Назва сховища: Наприклад, “Центральний державний історичний архів України (ЦДІАК)”.
Місцезнаходження: Наприклад, Київ.
Примітки: Додаткові деталі про архів, наприклад, його спеціалізацію або типи документів, що зберігаються.
Збережіть сховище.
2. Додавання джерела (справи)
Джерело — це архівна справа або інший документ, що містить інформацію про осіб або події. Воно зберігається в сховищі.
Перейдіть до розділу Джерела (Sources).
Натисніть Додати джерело та заповніть інформацію:
Назва джерела: Наприклад, “Справа №123, Фонд 456, Опис 789”.
Тип джерела: Виберіть “Архівна справа” або інший відповідний тип.
Архівний код: Вкажіть код справи, наприклад, “Ф.456, Оп.789, Сп.123”.
Сховище: Виберіть сховище, яке ви створили на попередньому етапі.
Примітки: Додайте додаткову інформацію про справу, наприклад, період чи тему документів.
Збережіть джерело.
3. Додавання цитати (конкретної інформації зі справи)
Цитата — це конкретна інформація, яку ви знайшли в справі (наприклад, записи на певних сторінках справи про народження, шлюб чи смерть).
Виберіть особу або подію, до якої ви хочете додати інформацію.
Перейдіть до розділу Цитати (Citations) і натисніть Додати цитату:
Назва цитати: Наприклад, “Запис про народження, Справа №123”.
Джерело: Виберіть справу, яку ви створили раніше.
Архівний код: Вкажіть сторінки, на яких міститься інформація, наприклад, “стор. 12-14”.
Примітки: Додайте деталі про інформацію, яку ви знайшли (наприклад, “Запис про народження Петра Івановича”).
Збережіть цитату.
4. Посилання на справу та цитату в особах і подіях
Тепер, коли ви додали сховище, справу та цитату, можна зв’язати їх з конкретною особою або подією в родоводі.
Перейдіть до картки Особи або Події, яку ви хочете підтвердити архівними даними.
У розділі Цитати додайте вже створену цитату зі справи.
У результаті ця подія або особа матиме посилання на конкретну інформацію з архівної справи.
5. Додавання медіа-файлів (сканів)
Якщо у вас є скановані копії документів із справи, їх можна додати до подій або осіб у Gramps.
Перейдіть до події або особи.
У розділі Медіа (Media) натисніть Додати медіа.
Завантажте скан документа.
Вкажіть опис файлу, наприклад, “Скан сторінки 12-14 із справи №123”.
Збережіть медіа.
Приклад використання
Приклад 1: Додавання запису про народження
Створіть подію “Народження” для відповідної особи.
Додайте цитату з архівної справи: “Справа №123, стор. 12-14, Фонд 456, Опис 789”.
У примітках до події вкажіть, що інформація про народження підтверджена архівною справою.
За наявності додайте медіа-файл (скан документа).
Приклад 2: Додавання запису про шлюб
Створіть подію “Шлюб” для особи.
Додайте цитату: “Справа №124, стор. 20-22, Фонд 456, Опис 789”.
Вкажіть деталі про свідків або інші ключові моменти, зазначені в архіві.
Поради щодо роботи з архівними даними в Gramps
Структуруйте джерела: обов’язково додавайте окремі джерела для кожної справи, щоб легко знаходити конкретну інформацію в майбутньому.
Цитати для осіб і подій: використовуйте цитати для конкретних даних, таких як дати народження, шлюбу чи смерті, зазначені в справі.
Медіа-файли: додавайте скановані копії документів для зручнішого доступу та підтвердження інформації.
Дотримуючись цих кроків, ви зможете правильно організувати архівні дані, робити точні посилання на джерела і впорядковувати інформацію у своєму генеалогічному дереві.